von Alexia Zufferey
Success-Story mit der Gemeinde Volketswil
Beim Evaluationsverfahren hat die St. Galler IT- und Installationsfirma com4all AG zusammen mit peoplefone am meisten überzeugt. Andreas Fritschi, IT-Leiter der Gemeindeverwaltung, schätzt vor allem den sogenannten «VoIP-Manager», den com4all entwickelt hat. «Unser Aufwand bei der Abwesenheitsplanung hat sich dank dieses Tools enorm reduziert», erzählt er in unserer neuen Success Story.
Die Gemeinde Volketswil hat im Oktober 2022 eine neue Telefonanlage in Betrieb genommen. Warum brauchten Sie eine neue Lösung?
Das hatte verschiedene Gründe. Unsere alte Lösung war eine klassische Telefonanlage, bei der die Möglichkeiten sehr eingeschränkt waren. Wir hatten keinerlei Freiheiten, die Anlage nach unseren Bedürfnissen zu konfigurieren. Zudem waren wir abhängig vom Anbieter. Jede noch so kleine Anpassung musste von unserem Systembetreuer durchgeführt werden. Wie Sie sich vorstellen können, war das jedes Jahr mit hohen Kosten verbunden.
Können Sie das Auswahlverfahren für einen neuen Anbieter beschreiben?
Da es sich um eine Ersatzbeschaffung für eine bestehende Lösung handelte und die Gesamtkosten dafür zu gering waren, war kein offizielles Ausschreibeverfahren nötig. In einem ersten Schritt evaluierten wir sämtliche Lösungen, die für uns überhaupt infrage kamen. Ich setzte mich mit den Angeboten auseinander und führte erste Gespräche mit den verschiedenen Anbietern. In einem zweiten Schritt holten wir von drei Kandidaten Offerten ein – und da kristallisierte sich schnell heraus, dass wir mit com4all und peoplefone zusammenarbeiten wollten.
Was hat den Ausschlag gegeben?
Die Flexibilität und die Kosten. Als Gemeindeverwaltung ist es uns wichtig, dass wir gewisse Konfigurationen an der Telefonanlage selbständig und effizient durchführen können, etwa die Verwaltung von Ein- und Austritten. Die 3CX-Anlage, für die wir uns entschieden haben, bietet uns diese Flexibilität und war die günstigste Lösung, sowohl bei den Initialkosten als auch bei den Folgekosten für die Wartung. Ausserdem handelt es sich um eine Cloud-basierte Lösung, die unserer gesamten IT-Infrastruktur entspricht. Seit einigen Jahren haben wir nämlich keine ServerAnlagen mehr inhouse.
Haben Sie spezielle Anforderungen an die Telefonie?
Ja, denn wir haben zahlreiche Aussenstellen: Feuerwehrdepot, Werkhof, Kinderhort, Sportzentren usw. Diese müssen wir miteinander vernetzen können. Deshalb kam für uns nur eine VoIP-Lösung infrage. Eine grosse Unterstützung bietet uns die App von 3CX, weil gerade die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Aussenstellen viel unterwegs sind und nicht am Bürotisch sitzen. Ich denke hier zum Beispiel an die Hauswarte oder die Mitarbeitenden vom Werkhof. Und schliesslich arbeiten auch bei uns viele Angestellte regelmässig im Homeoffice. Die Erreichbarkeit muss selbstverständlich unabhängig vom Ort bei allen gewährleistet sein.
28.03.2023, von Alexia Zufferey