Gewerbliche Berufsschule Wetzikon

Installation bei der Gewerbliche Berufsschule Wetzikon durch Beltronic IT AG

Die Gewerbliche Berufsschule Wetzikon ist mit 2’600 Lernenden in der Grundbildung und 900 Lehrgangsteilnehmenden in der Weiterbildung eine führende Berufsfachschule für zukunftsorientiertes Lehren und Lernen. Wir stehen für anspruchsvolle und zielgerichtete Bildung für alle, die beruflich weiterkommen wollen.

Weshalb hat die Gewerbliche Berufsschule Wetzikon von einer konventionellen Telefonanlage auf Microsoft Teams umgestellt?
Die frühere Telefonanlage war bereits über 15 Jahre alt und hätte schon vor Jahren erneuert werden müssen. Da die Standortfrage lange unklar blieb, hat man den Entscheid über einen Ersatz immer wieder herausgeschoben. Als klar wurde, wann der Umzug stattfindet, und die Telefonanlage definitiv zu alt war für einen Umzug, haben wir uns um einen Ersatz gekümmert. Den Entscheid für die Teams Telefonie haben wir dank der Empfehlung unseres externen IT-Partners (Beltronic IT AG) und dem Mittelschul- und Berufsbildungsamt des Kantons Zürich gefällt. Die Gewerbliche Berufsschule Wetzikon setzt bereits seit längerem auf Microsoft Teams und die weiteren Microsoft 365 Dienste. Die Einführung der Teams Telefonie war im Wesentlichen also nur die Aufschaltung einer neuen Funktion in der bestehenden und alltäglich genutzten Teams App.

Wieso fiel Ihre Wahl auf peoplefone als Telefon-Provider und Beltronic als Installationspartner?
Die Evaluation des passendsten Telefonie Providers wurde in Zusammenarbeit mit der Beltronic durchgeführt. Beltronic hat bereits mehrere Teams-Telefonie Projekte erfolgreich mit peoplefone durchgeführt. Zusätzlich spielten die Telefonie Gebühren (Grundgebühren und Gesprächskosten), sowie die Zuverlässigkeit und Funktionalität eine wichtige Rolle. Die automatische Rufnummernerkennung über tel.search.ch ist beispielsweise ein Feature, welches nur peoplefone bietet und wir sehr schätzen gelernt haben.

Wie ist der Prozess der Umstellung abgelaufen?
Microsoft Teams bietet einige Funktionalitäten, welche wir schon von Beginn weg, und vor allem so nutzen wollten, wie Microsoft dies auch vorgesehen hat. Wir nutzten die Gelegenheit, um unsere bestehenden Call-Flows sowie die generelle Erreichbarkeit und Dienstzeiten unserer Sekretariate sowie Lehrpersonen und Mitarbeitenden zu hinterfragen. Der Start erfolgte mit einem Workshop durch die Firma Beltronic, bei welchem wir generell die Funktionalitäten der Teams-Telefonie kennengelernt und sowohl die Ausganglage als auch das Ziel gemeinsam erarbeitet haben. Danach hat Beltronic parallel die Telefonie in Teams mit temporären Rufnummern von peoplefone aufgebaut. So konnten wir die neu definierten Call-Flows testen und optimieren. Auch die neu gewonnen Teams-Telefonie-Funktionen konnten so alle Beteiligten ausgiebig testen und erlernen. Der Umstellungszeitpunkt erfolgte an einem Wochentag um 12 Uhr. Während wir vor dem Mittag die Administrationsmitarbeitenden in den Sekretariaten abschliessend geschult hatten, bauten Techniker der Beltronic die alten Telefonapparate ab und ersetzten sie mit Headsets an den Computern. Die anschliessende Umstellung der Nummernblöcke zu peoplefone funktionierte einwandfrei. So konnten wir die Mittagspause nutzen, um Tests der Call Flows und wichtigen Telefonnummern mit den richtigen Telefonnummern durchzuführen.

Wie hat das Lehrpersonal die neue Lösung aufgenommen und wie verlief die entsprechende Schulung?
Die Lehrerschaft wurde im Voraus sowie laufend über unser Vorhaben und weitere Details zur Einführung der Teams Telefonie informiert. Nach dem Mittag der Umstellung haben wir die gesamte Lehrerschaft mittels eines Webinars zum Umgang mit der Microsoft Teams Telefonie geschult. Ebenfalls stellten wir der ganzen Belegschaft Hand-outs und Kurzanleitungen zur Einrichtung und Bedienung der Teams Apps auf allen ihren Devices (Notebooks, Tablets und Handys) zur Verfügung.

Sind Sie zufrieden mit Microsoft Teams und der integrierten Festnetztelefonie 8 Monate später?
Die Festnetztelefonie über Microsoft Teams erleichterte uns den Umzug des Schulhauses im letzten Sommer, da wir uns bezüglich Telefonie und Erreichbarkeit keine Gedanken mehr machen mussten. Ebenfalls ist es nun viel einfacher, unsere Mitarbeitenden an den verschiedenen Arbeitsplätzen in verschiedenen Schulhäusern oder auch im Homeoffice zu erreichen, ohne die meist privaten Handy-Nummern verwenden zu müssen. Die Lösung funktioniert zuverlässig, stabil und ist einfach in der Bedienung. Ja wir sind sehr zufrieden.

Was hat Sie am meisten überzeugt an der Zusammenarbeit mit peoplefone und Beltronic?
Wir haben peoplefone gerade bei der Umstellung als professionellen und zuverlässigen Partner wahrgenommen. Die Planung und Vorbereitungen, sowie die Bereitstellung der gesamten TeamsTelefonie Umgebung durch Beltronic schon vor der eigentlichen Umstellung haben wir als sehr wertvoll erachtet. Wir konnten uns optimal auf die Umstellung vorbereiten. Das Projekt verlief reibungslos. So wie man sich das wünscht.

Interview geführt mit Edgar Schlumpf, Leiter IT bei der Gewerbliche Berufsschule Wetzikon

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07.03.2023, von Alexia Zufferey